Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine lebende natürliche Person beziehen, die identifiziert wurde oder identifizierbar ist. Eine Identifizierung kann nur durch die Daten oder gemeinsam mit sonstigen Daten erfolgen, die sich im Besitz des Datenverantwortlichen befinden oder möglicherweise in seinen Besitz kommen könnten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Anbietern und sonstigen Personen mit Wohnsitz im EWR oder Vereinigten Königreich sowie personenbezogener Daten, die anderweitig den einschlägigen Rechtsvorschriften des EWR bzw. des Vereinigten Königreichs unterliegen („personenbezogene Daten aus der EU“), wird durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung oder deren Entsprechung im Vereinigten Königreich (im Folgenden als „GDPR“ bezeichnet) geregelt.

Wer sind wir?

Wenn Sie Dienstleistungen für TransPerfect Translations International Inc. („TransPerfect“, „wir“, „uns“ oder „unser“, je nach Kontext) erbringen, ist TransPerfect der „Verantwortliche“ für Ihre personenbezogenen Daten. Dies bedeutet, dass TransPerfect für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich ist und diese zu verschiedenen Zwecken verwenden darf, wie zum Beispiel zur Übermittlung Ihrer Daten an von uns eingesetzte „Auftragsverarbeiter“. 

Wir sind ebenfalls Auftragsverarbeiter der von unseren Kunden an uns übermittelten personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass im Falle einer Übermittlung personenbezogener Daten durch unsere Kunden diese als Verantwortliche darüber bestimmen, wie die Daten verarbeitet werden. In unserer Rolle als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Weisungen unserer Kunden.

Als Anbieter für TransPerfect werden Sie als „Unterauftragsverarbeiter“ betrachtet. Das bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Weisungen verarbeiten dürfen, die Ihnen TransPerfect im Namen unserer Kunden erteilt. Genauer gesagt müssen Sie als Unterauftragsverarbeiter, bevor Sie an einem Projekt arbeiten, bei dem personenbezogene Daten aus der EU verarbeitet werden, zunächst die entsprechende Datenverarbeitungsvereinbarung unterzeichnen, die Ihnen von TransPerfect gesondert zur Verfügung gestellt wurde.

Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir halten sämtliche von geltenden Datenschutzrechten auferlegten Verpflichtungen ein, indem personenbezogene Daten auf aktuellem Stand gehalten werden, diese auf sichere Weise gespeichert und gelöscht werden, nicht übermäßig Daten erfasst oder aufbewahrt werden, personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unbefugter Offenlegung geschützt werden und indem gewährleistet wird, dass geeignete technische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten eingerichtet wurden. 

Die personenbezogenen Daten, wie Sie sie an TransPerfect übermitteln (oder zuvor übermittelt haben), werden im Datencenter von TransPerfect in den Vereinigten Staaten von Amerika zum Zweck Ihrer Überprüfung und Aufnahme in neue Projekte wie auch für eine zeitgerechte Bezahlung der von Ihnen geleisteten Dienste gespeichert.

Wir können außerdem Informationen über Sie erheben, die Sie auf öffentlich zugänglichen Social-Media-Plattformen, Fachwebsites oder Jobbörsen veröffentlichen.

Was ist die Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten? 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, da wir hierfür eine konkrete Rechtfertigung haben, die als „Rechtsgrundlage“ bezeichnet wird. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann Folgendes sein:

• Rechtliche Verpflichtungen im EWR oder im Vereinigten Königreich – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen im EWR oder im Vereinigten Königreich erforderlich (z. B. zur Erfüllung unserer Verpflichtungen gemäß dem Arbeits-, Sozialversicherungs- oder Sozialschutzrecht oder gemäß einem Tarifvertrag)

• Vertragsausführung – zur Ausführung eines Vertrages mit Ihnen (z. B. zur Begleichung unserer Zahlungsverpflichtungen Ihnen gegenüber) oder für entsprechende Schritte bei einem Vertragsabschluss mit Ihnen

• Berechtigte Interessen – zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z. B. Beauftragung von Anbietern zur Ausführung von Projekten für unsere Kunden)

 Sie sind dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen, um als potenzieller Anbieter aufgenommen zu werden. Falls Sie es versäumen, diese Daten bereitzustellen, kann dies dazu führen, dass Sie nicht weiter für zukünftige Geschäftsbeziehungen mit TransPerfect berücksichtigt werden.

Warum erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke auf der Grundlage der nachstehend genannten Rechtsgrundlagen:

• Um eine Datenbank von Personen zu pflegen, die für Beratungs- oder sonstige Unternehmensdienstleistungen für uns, unsere Kunden und in bestimmten Fällen auch für deren Kunden (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung) herangezogen werden können

• Um Sie über Möglichkeiten, Veranstaltungen und Aktivitäten zu informieren, die wir durchführen und die für Ihre Rolle bei TransPerfect relevant sein könnten (Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen daran, die Beteiligung von Anbietern an unseren Geschäftsaktivitäten zu fördern)

• Um unsere Berater und Anbieter zu verwalten, indem wir eine ordnungsgemäße Bezahlung für Dienstleistungen sowie die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherstellen (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung)

• Um unsere Berater und Anbieter zu verwalten, indem wir erbrachte Dienstleistungen bewerten und Kundenanforderungen mit verfügbaren Anbieterressourcen abgleichen (Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen an der Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden)

• Um unsere eigene Finanz- und Steuerbuchhaltung zu führen, Prüfungen durchzuführen und Aufzeichnungen sowie damit zusammenhängende Berichte aufzubewahren und um auf rechtliche Verfahren zu reagieren (Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen an der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen in den USA, um unsere Geschäftstätigkeit im Einklang mit den geltenden Gesetzen auszuüben)

• Um unsere Verträge mit Ihnen und mit unseren Kunden durchzusetzen und einzuhalten, um unsere Mitarbeitenden, Anbieter, Vermögenswerte und Interessen zu schützen und um unsere und Ihre Rechte geltend zu machen, durchzusetzen und zu verteidigen (Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen, unsere Geschäftsinteressen einschließlich unseres Rufs zu schützen)

Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten, um mit Ihnen einen Lieferantenvertrag sowie damit verbundene Verträge abzuschließen. Sollten Sie die angeforderten Informationen nicht bereitstellen, können wir keinen Vertrag mit Ihnen abschließen oder in einigen Fällen unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen nicht fortsetzen.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden streng vertraulich behandelt. Die interne Weitergabe an Mitarbeitende von TransPerfect erfolgt wie oben beschrieben zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen. In bestimmten Einzelfällen geben wir Ihre Daten auch an Dritte weiter, für die Sie direkt oder indirekt Dienstleistungen erbringen (nämlich unsere Kunden oder deren Kunden), sowie zur Erfüllung unserer Zahlungsverpflichtungen Ihnen gegenüber.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten zudem an Dritte weiter, die uns bei der Erfüllung oder Durchsetzung unseres Vertrags mit Ihnen (einschließlich der Zahlungsabwicklung) unterstützen oder Sie über Angebote informieren. Hierzu gehören: Anbieter, die die Datenbank mit Lieferanteninformationen pflegen oder Mitteilungen gemäß unseren Anweisungen versenden; Berater, die wir im Zusammenhang mit der Erfüllung oder Durchsetzung von Verträgen mit Ihnen, zur Bewertung unserer und Ihrer Dienstleistungen oder zu Dokumentations- und Berichtszwecken hinzuziehen; Gerichte oder Schiedsgerichte sowie andere Parteien im Zusammenhang mit der Beilegung von Streitigkeiten, die sich aus unserem Vertrag mit Ihnen ergeben. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten bei Bedarf an Strafverfolgungsbehörden und andere Behörden weiter, wenn dies im Rahmen eines rechtmäßigen Verfahrens erforderlich ist.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es im angemessenen Umfang für unsere laufende Geschäftsbeziehung und unsere Aufzeichnungszwecke notwendig ist. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten während der geltenden Verjährungsfrist auf, um im Falle von Rechtsansprüchen oder Beschwerden unsere Rechte geltend machen, ausüben oder verteidigen zu können.  

Ihre Rechte und Ihre personenbezogenen Daten

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder im Vereinigten Königreich ansässig sind oder die GDPR anderweitig auf Sie Anwendung findet, stehen Ihnen nach Maßgabe der darin festgelegten Bedingungen folgende Rechte zu:

• Das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten und/oder eine Kopie davon zu erhalten

• Das Recht, von uns die Berichtigung personenbezogener Daten zu verlangen, falls sich herausstellt, dass diese unrichtig oder veraltet sind

• Das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, etwa wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind

• Das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht

• Das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten, soweit technisch machbar, direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen

• Das Recht, im Falle eines Rechtsstreits über die Richtigkeit oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einschränkung der weiteren Verarbeitung zu verlangen

• Das Recht, Beschwerde bei Regierungsbehörden oder Datenschutzbehörden, wie in der GDPR angeführt, einzulegen

• Das Recht, aus bestimmten, Sie betreffenden Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn diese auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt

• Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken (einschließlich Profiling)

Übertragung der Daten ins Ausland

Im Zusammenhang mit den für TransPerfect erbrachten Dienstleistungen werden Ihre personenbezogenen Daten im Datencenter von TransPerfect in den Vereinigten Staaten gespeichert, um Ihre Eignung für neue Projekte zu prüfen und zu registrieren sowie um die fristgerechte Bezahlung der erbrachten Dienstleistungen sicherzustellen. Weder die Europäische Kommission noch das Vereinigte Königreich sind der Ansicht, dass die Vereinigten Staaten das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten wie die EU bzw. das Vereinigte Königreich. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, damit TransPerfect seinen Vertrag mit Ihnen erfüllen kann. Datenübermittlungen innerhalb der Unternehmensgruppe TransPerfect erfolgen gemäß den von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln für derartige Übermittlungen. Über privacy@transperfect.com können Sie eine Kopie dieser Klauseln anfragen.

Weitere Verarbeitung

Wenn wir eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken als denen, wie sie hier in der Datenschutzrichtlinie aufgeführt werden, beabsichtigen, werden wir Ihnen eine neue Erklärung zukommen lassen, die diese neue Nutzungsform vor Beginn einer solchen Bearbeitung erläutert und entsprechende Zwecke und Bearbeitungsbedingungen beschreibt. Wo und wann auch immer es notwendig ist, werden wir vor Beginn einer neuen Verarbeitung Ihre vorherige Einwilligung einholen.

Kontaktangaben

TransPerfect Translations International Inc.
1250 Broadway, 32nd Floor
New York, NY 10001, USA

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Datenschutzbeauftragter
Europa: +48 (22) 104 2990
USA/weltweit: +1 646 589 6769
privacy@transperfect.com

Der EU-Vertreter von TransPerfect ist erreichbar unter:

TransPerfect Translations B.V.
Leidsegracht 101
1017 ND Amsterdam
Niederlande
z. Hd. des Datenschutzbeauftragten 

Der Vertreter von TransPerfect im Vereinigten Königreich ist erreichbar unter:

TransPerfect Translations Limited
z. Hd. des Datenschutzbeauftragten

Zur Abmeldung von Mitteilungen und Projektangeboten besuchen Sie bitte das Opt-out-Portal von TransPerfect.

Um Ihre Rechte auszuüben, senden Sie bitte eine E-Mail an privacy@transperfect.com. Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, die direkt an die zuständige Behörde zu richten ist, ist hiervon ausgenommen.